La creación de una solicitud de trabajo es un paso crucial en el proceso de programación de servicios para un cliente. Esto ayuda a garantizar que las necesidades del cliente se documenten correctamente y se asignen al técnico adecuado para una resolución oportuna. Las solicitudes de trabajo suelen contener información esencial, como los datos de contacto del cliente, la descripción del problema o servicio requerido, la ubicación, el nivel de prioridad y cualquier nota o instrucción especial relevante. Una vez que se crea una solicitud de trabajo, se puede programar y asignar a un técnico que tenga las habilidades y la disponibilidad necesarias para abordar las necesidades del cliente. Este enfoque sistemático ayuda a agilizar el flujo de trabajo de servicios y garantiza que las solicitudes de los clientes se gestionen de manera eficiente y eficaz.
Tanto los coordinadores como el administrador de la cuenta pueden ingresar y realizar el seguimiento de las solicitudes de trabajo.
El primer paso es presionar Solicitud de trabajo a través del botón ‘+ Agregar nuevo’.
Comience a escribir el nombre del cliente en la sección Detalles del cliente. Si el cliente ya existe en FieldSync, aparecerá un menú desplegable para seleccionar y completar automáticamente su información.
Si se trata de un cliente nuevo, aparecerá una nota que dirá "No se han encontraron clientes" junto con un mensaje para ingresarlos manualmente.
Al ingresar un cliente manualmente, asegúrese de hacer clic en el mensaje o el cliente no se guardará correctamente.
Una vez seleccionado el cliente, los siguientes pasos son la dirección de facturación y la ubicación del servicio. El software FieldSync verificará todas las direcciones para garantizar su existencia. No se recomiendan direcciones falsas o de relleno.
Si se eligió un cliente preexistente, la dirección de facturación debería completarse automáticamente.
Sin embargo, si se ingresa un Cliente manualmente, será necesario ingresar esta información.
A continuación, introduzca la ubicación del servicio. Si coincide con la dirección de facturación, indíquelo marcando la casilla.
Si la ubicación del servicio NO coincide con la dirección de facturación, deberá ingresarse por separado.
Una vez que se hayan documentado los detalles del cliente, será necesario ingresar los detalles del trabajo en el lado derecho de la página.
Si la solicitud de servicio se alinea con un elemento de libro de precios predefinido (servicio), seleccione el elemento en el menú desplegable Tipo de trabajo.
De lo contrario, escriba una descripción de trabajo personalizada.
Utilice el campo de descripción para proporcionar información adicional sobre el trabajo. Por ejemplo, que se debe utilizar un equipo en particular o que ciertas piezas son incompatibles con el sistema del cliente.
Las notas de cliente están destinadas a brindar información sobre el cliente, como la presencia de un perro en las instalaciones o instrucciones de acceso específicas, como el uso de una puerta en particular. Los técnicos pueden acceder a las cinco notas de cliente más recientes a través de su aplicación móvil y también pueden agregar notas desde la ubicación del servicio. Estas notas son específicas para cada ubicación del servicio; por lo tanto, si un cliente tiene varias ubicaciones de servicio (por ejemplo, varias casas de alquiler u oficinas comerciales), cada nota corresponde a la ubicación del servicio para el trabajo solicitado. Por ejemplo, la oficina ABC puede requerir que el técnico use la puerta lateral, mientras que la oficina XYZ puede no tener tal requisito. Las notas están pensadas como una herramienta interna únicamente y no son visibles para los clientes.
Para mantener un cronograma preciso, es obligatorio completar el campo "Tiempo necesario para". Ingrese la duración del trabajo solicitado en horas o minutos. El sistema requiere el siguiente formato:
1 hora = 1h
30 minutos = 30m
Sin las anotaciones 'h' y 'm' el sistema no guardará la solicitud de trabajo correctamente.
Si el Cliente ha solicitado un Estimado antes de comenzar el trabajo, el botón ¿Necesita Presupuesto? debe estar en “Sí”.
La sección final es la de Preferencias opcionales. Aquí se ingresan las restricciones de fecha y hora, junto con la opción de empleado y los conjuntos de habilidades. Estos campos se utilizan para garantizar que la solicitud de trabajo se asigne a un técnico que esté disponible durante el tiempo necesario y tenga las habilidades para realizar el trabajo.
Para guardar una solicitud de trabajo sin programarla, presione el botón Guardar. Por ejemplo, si se necesita recopilar más información antes de enviar la solicitud de trabajo a un técnico.
Una vez que esté seguro de que todos los campos son correctos, presione "Programar" y el software FieldSync colocará la tarea en el calendario de un técnico. Si no está listo para programar la solicitud de trabajo, presione "Guardar".
Después de presionar Programar, la solicitud de trabajo aparecerá en el cronograma para su revisión final. Utilice la función de arrastrar y soltar para mover manualmente el elemento y cambiar el horario o el técnico asignado. Una vez que esté satisfecho, presione "Programar". Tenga en cuenta que, si bien las solicitudes de trabajo se pueden cancelar o reprogramar, no se pueden eliminar.
Las solicitudes de trabajo se pueden configurar para que se repitan si es necesario. Por ejemplo, una empresa de climatización que realiza un mantenimiento regular de los equipos en intervalos fijos. Las solicitudes de trabajo recurrentes se ingresan después de que se haya programado el elemento inicial.
Al programar una solicitud de trabajo, se enviará un mensaje SMS al cliente utilizando el número de teléfono ingresado durante la creación del cliente. Este mensaje preformateado incluirá la fecha, la hora y el nombre del técnico de la cita, así como el número de teléfono comercial al que el cliente puede llamar si necesita cancelar o reprogramar. GPS Trackit ingresa el número de teléfono comercial en el software FieldSync durante la configuración de la cuenta. Para realizar cambios en este número, comuníquese con GPS Trackit.
Para obtener información sobre la gestión de solicitudes de trabajo programadas, revise Gestión de cronogramas.
A medida que se programen las solicitudes de trabajo, aparecerán para los técnicos a través de la aplicación móvil y ellos las conocerán como trabajos.
Una hora antes de la hora de la cita programada, el Cliente recibirá un mensaje SMS recordándole la cita. Este mensaje contendrá el nombre del Técnico, su foto de perfil y un enlace a Google Maps donde se mostrará su ubicación (según el teléfono o tableta que se utilice para acceder a la aplicación móvil).