Al crear una solicitud de trabajo, puede ser necesario crear primero y buscar la aprobación de un estimado para garantizar la transparencia, gestionar las expectativas del cliente y mantener registros precisos de las solicitudes de servicio y los costos asociados.
Creación del estimado
Cuando un cliente requiere un servicio que implica costos potenciales (como reparaciones, instalaciones o actualizaciones), el técnico puede crear primero un estimado que detalle los gastos previstos. La solicitud de estimado se ingresa y programa durante la creación de la solicitud de trabajo. Esto lo llevan a cabo los coordinadores o el administrador de la cuenta.
Aprobación del estimado
Una vez que el técnico haya visitado el lugar de servicio y haya tomado una decisión, actualizará el estimado solicitado a través de la aplicación móvil. El estimado aparecerá en la oficina administrativa, dentro de estimaciones.
Con la función Revisar y enviar, el coordinador evaluará el presupuesto y realizará los cambios necesarios, como por ejemplo, insertar partidas adicionales, actualizar precios o agregar información fiscal.
Una vez completada la estimación, presione Crear estimación para guardar.
El estimado se enviará por correo electrónico al Cliente a su dirección registrada, mediante "Enviar".
El Cliente revisa el estimado para asegurarse de que comprende el alcance del trabajo y los costos asociados. Luego, aprobará o rechazará el estimado a través de un enlace incluido en el correo electrónico. No es necesario que el Cliente inicie sesión.
En caso de que el Cliente apruebe o rechace el estimadoa través de otros medios (por ejemplo, una llamada telefónica), hay botones de entrada disponibles para la entrada manual.
Para su registro, los Clientes recibirán vía correo electrónico un archivo PDF del Presupuesto aprobado.
Creación de solicitud de trabajo
Una vez que el presupuesto es aprobado por el cliente, se genera una solicitud de trabajo con base en el esitmado aprobado.
Dentro del back office, la sección de estimados se utiliza no solo para enviar losestimados, sino también para hacer un seguimiento de su progreso. Una vez que un cliente aprueba un estimado, este se incluye en la lista para su programación.
Las estimaciones aprobadas que no se hayan programado activarán un indicador que, al hacer clic, producirá una lista de las estimaciones no programadas.
Programación de servicios
Luego se programa la solicitud de trabajo, teniendo en cuenta factores como la disponibilidad del técnico, las preferencias del cliente y cualquier requisito urgente.
Para programar el presupuesto aprobado, haga clic en "Programar trabajo". El programar aparecerá en la pantalla para realizar los ajustes finales y enviar el trabajo al técnico.
El técnico asignado recibe toda la información necesaria de la solicitud de trabajo a través de la aplicación móvil.