La implementación exitosa de FieldSync depende de que los Técnicos utilicen su aplicación móvil, llamada FieldSync, que se puede descargar de forma gratuita en dispositivos Android e iOS.
El acceso a la aplicación FieldSync está controlado mediante credenciales de inicio de sesión únicas, que no deben compartirse. Cada Técnico debe contar con sus propias credenciales. Las instrucciones para crear credenciales de Técnico se pueden encontrar aquí.
Nota: La aplicación FieldSync está disponible en inglés, español y francés. Para cambiar el idioma, actualiza la configuración global de idioma en tu teléfono o tablet.
La aplicación está dividida en cuatro secciones, cada una accesible a través de un ícono en la parte inferior de la pantalla.
Después de iniciar sesión, el Técnico será dirigido a la sección Visitas de Hoy, donde se muestran todas las Citas y estimados programados para el día. En esta sección, el Técnico puede ver los detalles de sus asignaciones e ingresar el progreso del trabajo. Si el procesamiento de pagos está habilitado, esta sección también permitirá generar facturas y aceptar pagos con tarjeta de crédito y ACH.
Para comenzar, el Técnico debe seleccionar un Trabajo o estimado. Una vez abierto, aparecerán varias subsecciones. La primera es Detalles del Trabajo, donde se muestra la fecha y hora programadas, el nombre del Cliente, su información de contacto, la dirección del servicio y la descripción del trabajo.
Hay accesos directos para que el Técnico se comunique con el Cliente; sin embargo, esto requiere que el teléfono o tablet tenga un plan de datos habilitado. También se necesita un plan de datos para rastrear con precisión la ubicación del Técnico a través de Mapas.
Al llegar al lugar del servicio, el Técnico debe presionar el botón "Iniciar" para registrar su llegada y el comienzo del trabajo programado.
Una vez presionado el botón "Iniciar", aparecerá un temporizador que muestra la duración del trabajo en curso. Este temporizador se puede pausar si es necesario; por ejemplo, si el Técnico debe salir para recoger suministros esenciales. Al regresar al sitio de trabajo, el temporizador se puede reanudar. Para marcar la finalización de un Trabajo o Estimado, presiona el botón "Completar". Una vez activado, esta acción es irreversible. Si no se presiona el botón "Completar", el temporizador del Trabajo seguirá corriendo. No existe un método para corregir la duración del Trabajo si se registra incorrectamente. Los Técnicos deben ser precisos al registrar sus tiempos.
La segunda sección es Presupuestos. Al realizar un estimado, el técnico debe usar esta pestaña para registrar sus evaluaciones, incluyendo hallazgos, partes, mano de obra y precios. Si no se necesita un estimado, esta sección debe dejarse sin usar.
Presiona ‘+ añadir linea de articulo’ para agregar una entrada.
El primer campo es Tipo. Las opciones disponibles son Servicio o Inventario. Si se está utilizando la función de Libro de Precios, es fundamental seleccionar correctamente el tipo para una gestión precisa del inventario.
Una vez seleccionado el Tipo, se debe completar el campo Artículo. Se puede elegir una entrada predefinida desde un menú desplegable o ingresarla manualmente.
Luego, se debe completar el campo Cantidad. Si se selecciona un artículo del menú desplegable, el Precio unitario se llenará automáticamente. El campo Monto se calculará en función del artículo seleccionado, su precio unitario y la cantidad ingresada.
Si el Tipo seleccionado es Servicio, también aparecerá un campo de Tiempo estimado, el cual se usa para calcular los costos de mano de obra. Si se elige un objeto predefinido, este campo se llenará automáticamente, pero si el artículo se ingresa manualmente, también se deberá ingresar manualmente el Tiempo estimado.
Nota: Todo el tiempo debe incluir una notación de ‘h’ para horas o ‘m’ para minutos. Ejemplo: 1 hora = 1h, 30 minutos = 30m
Las fotos pueden adjuntarse a la orden de trabajo en la sección Archivos Adjuntos. Estas imágenes son útiles para confirmar hallazgos o como prueba del servicio realizado.
Presionar ‘Adjuntar fotos’ abrirá la galería del teléfono/tableta para seleccionar e insertar imágenes.
Los técnicos pueden agregar su firma a los estimados utilizando la opción ‘Agregar firma’.
Al presionar esta opción, aparecerá una nueva pantalla donde el técnico podrá firmar deslizando su dedo en la pantalla del dispositivo y luego presionar ‘Confirmar’.
La siguiente sección es Factura, la cual solo aparecerá si la asignación es un Trabajo y no un Estimado. En esta sección, el técnico detalla las partes y la mano de obra utilizadas en la ejecución del servicio. También proporciona acceso al Procesamiento de Pagos una vez que el trabajo ha sido marcado como ‘Completo’.
Los elementos de línea para Partes y Mano de obra deben ingresarse de la misma manera que en los estimados. Una vez añadidos, presiona ‘Crear factura’.
El cliente recibe una copia de la factura al seleccionar ‘Enviar factura’. Asegúrate de revisar la factura antes de enviarla. Si es necesario hacer modificaciones, usa ‘Actualizar factura’.
No se puede ingresar un pago hasta que la factura haya sido creada. Si se aceptará un pago en el sitio, presiona ‘Pagar’ una vez que la factura haya sido enviada.
Ingresa el monto a pagar y presiona ‘Confirmar’.
Los campos de Método de pago aparecerán ahora. Ingresa la información correspondiente y presiona ‘Pagar’ en la parte inferior de la pantalla.
Nota: Las funciones de administración de pagos, como reembolsos, no están disponibles en la aplicación móvil. Para estos casos, comunícate con un Coordinador o Administrador en la Oficina Administrativa.
La siguiente subsección es Vista de Calle (Street View). Esta función permite al técnico visualizar la ubicación del trabajo en vista de calle, asegurando que se encuentra en el lugar correcto.
Si se accede desde un dispositivo Android, presiona ‘Ver en Google Maps’ para cargar la vista de calle. Si se accede desde un dispositivo iOS, la imagen se cargará automáticamente.
Fotos permite a los técnicos utilizar la cámara del dispositivo para capturar imágenes del trabajo o estimado sin necesidad de salir de la aplicación o abrir una aplicación de cámara separada.
Notas muestra las notas del cliente con detalles específicos sobre la ubicación del servicio, como el uso de una puerta en particular o la presencia de una mascota. Esta información se registra al momento de crear la solicitud de trabajo y es solo para uso interno, no es visible para el cliente.
Las notas existentes se mostrarán aquí, y el técnico podrá agregar nuevas según sea necesario.
Los técnicos pueden acceder a su calendario completo para revisar asignaciones anteriores y ver los próximos trabajos programados.
El calendario se abrirá en la fecha actual de manera predeterminada. Para ver otra fecha, simplemente toca la pantalla para seleccionarla.
Los cambios en el calendario del técnico, como nuevas asignaciones o cancelaciones de trabajos o estimados, generarán Notificaciones. Es recomendable habilitar Notificaciones Push en el dispositivo para recibir estas actualizaciones.
Las notificaciones también pueden ser vistas y eliminadas directamente en la aplicación.
En la sección Configuración, los técnicos pueden administrar su estado de trabajo y cerrar sesión en la aplicación.
Los técnicos pueden actualizar su estado de trabajo desde el campo durante el día. Estos registros son accesibles a través de Situacion en ajustes e indican si están En servicio, Fuera de servicio o en Pausa para el almuerzo, incluyendo horarios de inicio y fin.
Nota: Estos registros no pueden ser modificados ni editados. Los técnicos deben asegurarse de ingresar los datos correctamente.
Se recomienda cerrar sesión al final de cada turno para permitir que la aplicación procese actualizaciones.