Garantizar un control de acceso adecuado a la cuenta de FieldSync es fundamental para su uso eficaz. En FieldSync, los usuarios se denominan empleados y se clasifican en tres tipos:
Administrador de cuenta
Cada cuenta de FieldSync incluye un (1) Administrador de cuenta, generado automáticamente por GPS Trackit al momento de la creación de la cuenta. El Administrador de cuenta posee acceso exclusivo al Portal de administración, donde se administran las configuraciones de la cuenta. Estas configuraciones incluyen la creación de Coordinadores y Técnicos, como se describe a continuación.
Cada administrador de cuenta necesita un nombre de usuario y una contraseña inicial para acceder. Si se utiliza la integración entre FieldSync y GPS Trackit Cloud, se ha habilitado el inicio de sesión único (SSO). Para acceder a FieldSync desde la plataforma GPS Trackit Cloud, simplemente haga clic en la pestaña FieldSync en el menú de la izquierda.
Si no se utiliza la integración de GPS Trackit/FieldSync , las credenciales de inicio de sesión de FieldSync se enviarán por correo electrónico al administrador de la cuenta.
La integración con GPS Trackit Cloud no se aplica actualmente a la creación de coordinadores o técnicos, como se describe a continuación. El acceso a ambos sistemas de software requerirá credenciales independientes. Haga clic aquí para obtener información sobre la creación de usuarios de GPS Trackit Cloud.
Para cualquier cambio en el Administrador de la cuenta, comuníquese con GPS Trackit.
Además, el administrador de la cuenta tiene la flexibilidad de cambiar entre el portal de administración y el back office según sea necesario. Esta capacidad le permite también cumplir la función de coordinador sin necesidad de credenciales adicionales.
Coordinador
Un coordinador es un empleado configurado para acceder al back office de FieldSync. Se crea un coordinador para gestionar tareas como la programación, la facturación, los registros de clientes, etc.
Técnico
Un técnico es un empleado que utiliza la aplicación Driver y realiza trabajo de campo, como crear presupuestos y realizar llamadas de servicio. La cantidad de técnicos está limitada por la licencia y depende de la cantidad de licencias FieldSync adquiridas a GPS Trackit. Una vez que todas las licencias adquiridas estén en uso, no se podrán agregar más técnicos a menos que se hayan deshabilitado los técnicos existentes o se obtengan licencias adicionales de GPS Trackit.
*Tenga en cuenta que las credenciales de coordinador no otorgarán acceso a la aplicación para conductores, mientras que las credenciales de técnico no permitirán el acceso a la oficina administrativa. Los empleados que requieran acceso a ambas (por ejemplo, un gerente que también realiza trabajo de campo) necesitarán dos conjuntos de credenciales independientes.
Tanto los Coordinadores como los Técnicos se crean dentro del portal de administración, a través de la sección Empleados.
Para comenzar, presione el botón Nuevo empleado.
Cada empleado deberá tener su nombre y apellido, además de un número de teléfono, una dirección de correo electrónico y una contraseña. También es posible agregar una foto de perfil.
*Nota: Si se establece una integración con el software GPS Trackit Cloud, se puede configurar el inicio de sesión único (SSO) entre los coordinadores de FieldSync y los usuarios de GPS Trackit. Sin embargo, los coordinadores y los usuarios deben crearse por separado en sus respectivas plataformas. Si se utiliza la misma dirección de correo electrónico para ambas cuentas, se habilitará el inicio de sesión único.
La dirección de correo electrónico funcionará como nombre de usuario durante el inicio de sesión, lo que significa que cada empleado debe tener una dirección de correo electrónico única. El uso de direcciones de correo electrónico no válidas o falsas impedirá que el empleado utilice la opción "Olvidé mi contraseña" en caso de que sea necesario restablecerla.
El empleado no recibirá ninguna notificación sobre la creación de las credenciales. El nombre de usuario y la contraseña deben anotarse y entregársele al empleado en cuestión. El empleado puede utilizar la opción "¿Olvidó su contraseña?" para realizar los cambios que desee. Como se indicó anteriormente, el uso correcto de la opción "¿Olvidó su contraseña?" depende de que el empleado haya sido creado con una dirección de correo electrónico válida.
Si crea un Coordinador, ahora se puede guardar el Empleado. No se requieren más acciones. La opción Técnico y la selección de Conjunto de habilidades solo se aplican a los Técnicos.
*Nota: Si se establece una integración con el software GPS Trackit Cloud, se puede configurar el inicio de sesión único (SSO) entre los Coordinadores de FieldSync y los Usuarios de GPS Trackit. Sin embargo, los Coordinadores y Usuarios deben crearse por separado en sus respectivas plataformas. Usar la misma dirección de correo electrónico para ambas cuentas permitirá que la función de inicio de sesión único funcione correctamente.
Si se crea un técnico, el interruptor debe estar configurado en "Sí". Este interruptor se puede restablecer a "No" en cualquier momento. Al hacerlo, se deshabilitará el acceso de los técnicos a la aplicación para conductores y será necesario reasignar manualmente su lista actual de trabajos.
A continuación, seleccione los conjuntos de habilidades adecuados . Los conjuntos de habilidades se utilizan para aplicar diversos parámetros al técnico, como áreas geográficas de trabajo, habilidades técnicas, etc. Todos estos elementos se utilizarán a medida que se programen los trabajos en el software. Aplique tantos conjuntos de habilidades al técnico como necesite.
Una vez ingresados los datos del técnico y las habilidades, presione Guardar.
Los técnicos necesitarán configuraciones adicionales, que se ingresan a través de "Ver". Estos elementos también se pueden aplicar a los coordinadores, pero no es obligatorio. "Ver" es el punto de acceso para futuras ediciones de los perfiles de técnicos y coordinadores. Las ediciones y desactivaciones de empleados solo pueden ser realizadas por el administrador de la cuenta.
La programación precisa depende de la disponibilidad real del técnico. En la pestaña Programación, se pueden personalizar los siguientes elementos:
Horas de trabajo : define cuándo está disponible el técnico, garantizando que nadie esté programado para trabajos para los que no esté disponible.
almuerzo : al habilitar esta función, se mantiene un espacio libre en el calendario de los técnicos para un descanso para comer.
Días laborables : distintos técnicos pueden trabajar en días distintos. Por ejemplo: Alvin trabaja de domingo a jueves, mientras que Kelly trabaja de lunes a viernes. La personalización de los días laborables permite asignar los trabajos adecuados a las personas adecuadas.
Tiempo libre : se utiliza para bloquear días completos de disponibilidad de un técnico, teniendo en cuenta vacaciones, tiempo de enfermedad, etc. Los días en los que el técnico no estará disponible deben seleccionarse y confirmarse en el calendario.
Una vez creados, los empleados no se pueden eliminar, ya que esto afectaría negativamente los registros del servicio FieldSync. Sin embargo, los coordinadores y técnicos se pueden desactivar. Acceda a la configuración de técnicos a través del botón "Ver" y desactive la opción "Empleado activo".
El historial laboral del técnico está disponible presionando "Ver".
El historial de inicio de sesión tanto de Coordinadores como de Técnicos puede visualizarse según.