¿Qué es GPS Trackit Driver?
GPS Trackit Driver es un software de enrutamiento y despacho que proporciona comunicaciones electrónicas entre los conductores y su base.
¿Cómo funciona GPS Trackit Driver?
A los conductores se les envían asignaciones de trabajo, conocidas como Rutas, que se acceden a través de una aplicación móvil. Estas Rutas son creadas, asignadas, gestionadas y monitoreadas a través de la plataforma de software en la sección de Rutas. Las Rutas constan de dos componentes: Paradas y Puntos de paso.
Las Paradas son ubicaciones de trabajo designadas donde se requiere que el conductor se detenga y realice tareas específicas, como entregar productos o hacer reparaciones. Estas serán visibles para el conductor cuando se visualicen en la aplicación GPS Trackit Driver.
Los Puntos de paso son puntos predefinidos por los cuales el vehículo debe navegar mientras viaja de una parada a otra. Estos aseguran que el conductor siga la ruta prevista, por ejemplo, evitando un puente en particular. Los Puntos de paso no están listados para que el conductor los vea en su aplicación.
Si se omite una Parada o un Punto de paso, puede activarse una alerta de Desviación de Ruta .
¿Qué logran las Rutas?
Las asignaciones de trabajo pueden ser enviadas a los conductores sin la necesidad de llamadas telefónicas o órdenes de trabajo escritas, lo que ahorra tiempo. Estas asignaciones pueden ajustarse en cualquier momento, con los cambios visibles de inmediato para el conductor. Además, el progreso del conductor a través de su lista de asignaciones será visible en la plataforma de software en la nube. La información actualizada sobre los activos de la empresa significa tiempos de respuesta más rápidos y mayor flexibilidad de respuesta, lo que contribuye a un mejor servicio al cliente. La inclusión de los Puntos de paso permite monitorear la ruta entre las paradas y ayuda a garantizar que el conductor siga el curso designado.
¿Cómo se usan las Rutas?
Las Rutas tienen dos opciones: Primero, plantillas preestablecidas, utilizadas cuando las mismas asignaciones necesitan ser enviadas varias veces. Por ejemplo: una empresa de jardinería con rutas y horarios preestablecidos que no tienen cambios frecuentes. La segunda opción son las Paradas individuales, asignaciones de trabajo únicas. Un buen ejemplo es una empresa de fontanería o electricidad, que usa esta opción para asignar trabajo a medida que llegan solicitudes de servicio.
Asignar una Ruta a un conductor comienza en la pestaña del Rastreador de Rutas con el botón de más (+) en la esquina superior izquierda. Los campos de asignación aparecerán a la derecha.
De manera predeterminada, el botón de alternancia para utilizar una Plantilla estará activado en "Sí". Si deseas enviar paradas individuales, cambia este botón a "No". Haz clic aquí para obtener instrucciones sobre cómo crear una Plantilla.
Nota: el límite de 24 paradas es una función de Google Maps y no se puede modificar.
Para enviar una Plantilla, deja el botón activado en "Sí". Usa el menú desplegable de Plantillas para hacer la selección.
Luego, asigna la Ruta a un Conductor e ingresa la fecha y hora programadas para ejecutar la Ruta. Las Rutas se pueden programar con anticipación, lo que permite a los gerentes y despachadores enviar rutas de trabajo de varios días a la vez en lugar de hacerlo manualmente a diario. Después de completar todos los campos, presiona "Siguiente".
Ahora aparecerá un nuevo conjunto de campos. La primera sección a completar son los Ajustes.
El campo de Nombre debe actualizarse, ya que un Conductor no puede recibir asignaciones de Rutas con nombres idénticos.
Antes de que la Ruta se envíe al Conductor, quien la envía tiene la oportunidad de realizar ajustes. Por ejemplo, puede ser necesario omitir temporalmente una Parada o un Punto de Referencia, o cambiar su orden.
La primera y última Parada ingresadas en la Ruta estarán marcadas como "Inicio" y "Fin" respectivamente, y contendrán un botón que permitirá habilitar o deshabilitar el seguimiento de llegada/salida según sea necesario. Deshabilitar el seguimiento de llegada/salida se utiliza para indicar que la ubicación es solo el punto de inicio y finalización de la Ruta del Conductor, pero que no se trata de una asignación de trabajo y no requerirá que el Conductor ingrese información en la aplicación para actualizar su estado. Por ejemplo, esto puede indicar que el Conductor debe comenzar y terminar su Ruta en la oficina de la empresa.
Optimize Route y Avoid Tolls también están disponibles como opciones.
Optimize Route hará que Google Maps determine el orden más eficiente para completar las paradas. Se debe utilizar cuando el orden de las paradas no es relevante. El Conductor solo necesita completar cada parada de la manera más eficiente posible. Si el orden de las Paradas es importante, no uses la función Optimize Route. En su lugar, ordena manualmente las Paradas en el orden deseado. Los puntos de Inicio y Fin designados estarán excluidos de los cambios realizados mediante la optimización. Para mover los puntos de Inicio y Fin, es necesario hacerlo manualmente.
La opción Use Driver App significa que cuando se envíe la Ruta, su estado en la aplicación del Conductor será actualizado por el propio Conductor una vez que comience a avanzar en la Ruta. Si la opción Use Driver App está desactivada, la ruta se mostrará inmediatamente como "En progreso" en lugar de "Pendiente". Ten en cuenta que la función "Usar la Aplicación del Conductor" es independiente de la asignación de vehículos y no afecta la asignación de conductores a vehículos.
Nota: Si el Conductor ya tiene una Ruta en progreso, activar o desactivar "Use Driver App" no tendrá efecto. La Ruta enviada aparecerá como "Pendiente" hasta que la Ruta actual en la que está trabajando se complete; luego, la nueva Ruta cambiará automáticamente a "En progreso".
El paso final para la configuración inicial son las opciones de Cierre. Las rutas cerradas ya no aparecerán para el Conductor, independientemente de si todas las Paradas fueron completadas. Un Usuario deberá reasignar cualquier Parada incompleta.
Las Rutas se pueden marcar como cerradas después de que el vehículo haya llegado a la última Parada, una vez que todas las Paradas hayan sido visitadas (es decir, marcadas como "Hecho") o después de que haya transcurrido un determinado número de horas.
Las Rutas se marcarán automáticamente como "Cerradas" cuando se asigne una Ruta que las reemplace. Por ejemplo: se asigna una Ruta de 5 Paradas para comenzar a las 11 a. m. Luego, se asigna una segunda Ruta con otras 5 Paradas para comenzar a las 2 p. m. La primera Ruta (11 a. m.) desaparecerá a las 2 p. m., cuando la segunda Ruta deba comenzar, independientemente de si la primera Ruta se ha completado.
Nota: El cierre de una Ruta no ocurrirá si la Ruta original nunca dejó el estado "Pendiente". En el ejemplo anterior, si la Ruta de las 11 a. m. permanece en "Pendiente", no se cerrará en favor de la de las 2 p. m.
Después de ajustar la Configuración, elige si deseas activar la función ETA. La función de ETA permite a los usuarios calcular la hora estimada de llegada de un vehículo y compartirla con los clientes por correo electrónico o mensaje de texto, mejorando la comunicación y la satisfacción del cliente. Este seguimiento en tiempo real elimina intercambios innecesarios, proporcionando a los clientes actualizaciones precisas sobre cuándo esperar la llegada de un empleado.
Activa el enlace ETA en "Sí".
Elige si deseas incluir imágenes de la Cámara en el enlace. Esta opción solo está disponible si la Ruta se envía a un Conductor que opera un vehículo equipado con Cámara.
El campo ETA Notes se utiliza para ingresar cualquier información que deba ser visible para los destinatarios del enlace.
Finalmente, selecciona los destinatarios del enlace ETA. El enlace se puede enviar por correo electrónico o mensaje de texto. También se pueden elegir Contactos preexistentes. El enlace estará disponible para el destinatario hasta que se complete toda la Ruta.
Las Alertas deben utilizarse para habilitar la Alerta de Desviación de Ruta. A medida que se agregan Paradas y/o Puntos de Referencia a la Ruta, se establece un límite virtual de 50 metros a cada lado de la carretera. La Alerta se activa si el vehículo reporta desde una ubicación que no está dentro de los límites virtuales generados por las Paradas/Puntos de Referencia.
Nota: La Alerta de Desviación de Ruta solo funcionará si la función de Asignación de Conductor se utiliza correctamente. Si no se asigna un Conductor al Vehículo, la Alerta no se activará.
Activa "Activar Alertas" en "Sí".
Selecciona "Desviación de Ruta" en el menú desplegable de Eventos.
Elige si los destinatarios de ETA también deberían recibir la Alerta de Desviación de Ruta.
Ingresa los destinatarios de la Alerta. La Alerta se puede enviar a varios destinatarios por SMS o correo electrónico, así como a Contactos preexistentes.
Cuando estés satisfecho con todas las configuraciones elegidas, presiona "Guardar". Esto enviará la asignación al Conductor.
Las Plantillas se utilizan cuando se necesita enviar múltiples asignaciones de Paradas al Conductor a la vez, organizadas en un orden específico para su realización.
Si las Plantillas no se consideran óptimas para las necesidades de programación, las Paradas también se pueden ingresar como asignaciones individuales. Las Paradas pueden asignarse una por una O como un conjunto de varias a la vez. La principal diferencia es que, a diferencia de las Plantillas, las Paradas no se guardan en el sistema para ser enviadas nuevamente en una fecha posterior.
Dentro de la pestaña Rutas, presione el botón de suma (+) en la esquina superior izquierda de la pestaña Seguimiento de Rutas.
Activa "Usar una Ruta de Plantilla" en "No".
Selecciona al Conductor, luego ingresa la fecha y hora programadas para la Parada.
Al igual que con las Plantillas mencionadas anteriormente, la primera sección será la configuración de la Ruta, comenzando con un nombre único. Incluir la fecha de asignación es una excelente manera de mantener los nombres únicos.
A diferencia de una Plantilla, las Paradas y los Puntos de Referencia deben ingresarse manualmente haciendo clic en "Parada" o "Punto de Referencia (Agregar/Editar)".
Tanto las Paradas como los Puntos de Paso pueden ingresarse como una Dirección, la ubicación de una Unidad (vehículo), un Punto de Referencia o mediante un Clic Manual en el Mapa. Las Paradas requerirán un Nombre único, mientras que esto no es necesario para los Puntos de Paso.
Cada Parada tiene un radio que se puede ajustar. Cuando el vehículo asignado al Conductor ingresa dentro del radio especificado, el estado de la Parada se actualizará automáticamente a En Sitio. Si la herramienta de asignación de vehículos no está en uso, el conductor deberá actualizar manualmente el estado a En Sitio.
En ambos casos, el estado anterior debe haberse establecido primero en En Ruta, ya que las Paradas no pueden pasar directamente de Pendiente a En Sitio.
Al igual que el campo de Nombre, no se establece un radio para los Puntos de Paso.
Después de ajustar el radio, ingrese cualquier Nota sobre la Parada/Punto de Paso, por ejemplo, indicar por qué puerta ingresar. En el caso de las Paradas, estas notas serán visibles para el Conductor y deben usarse para transmitir instrucciones de trabajo, como en el ejemplo anterior.
El campo de Notas también está disponible para los Puntos de Paso, sin embargo, como los Puntos de Paso no son visibles para el Conductor, las notas tampoco lo serán. Estas notas están destinadas a los Usuarios que crean y asignan las Rutas y Plantillas. Por ejemplo, un Punto de Paso puede utilizarse para evitar que los vehículos pasen por un puente específico debido a su tamaño.
Cuando estés satisfecho con los detalles de la Parada, presiona "Agregar" para guardar.
Repite los pasos anteriores para ingresar el número requerido de Paradas.
A medida que se ingresen las Paradas y Puntos de Referencia, sus posiciones se mostrarán en el mapa a la izquierda, proporcionando una vista general de toda la Ruta.
El siguiente paso es revisar la lista de Paradas y Puntos de Referencia y realizar cualquier ajuste antes de guardar. Para organizar manualmente las Paradas y Puntos de Referencia, haz clic en el desplegable de Paradas de Ruta. Si necesitas cambiar o eliminar una parada, pasa el cursor sobre la entrada y haz clic en el botón de menú rápido que aparecerá a la derecha.
Los elementos de la lista pueden arrastrarse y soltarse para cambiar su posición dentro de la Ruta. El trazado de la Ruta en el mapa se actualizará automáticamente para reflejar los cambios.
Al igual que con la opción de Plantilla mencionada anteriormente, la primera y última Parada ingresadas en la Ruta estarán marcadas como ‘Inicio’ y ‘Fin’ respectivamente. Estas incluirán un botón que permite habilitar o deshabilitar el seguimiento de llegada/salida según sea necesario. Deshabilitar esta función se usa para indicar que el lugar es donde el Conductor debe comenzar y terminar su Ruta, pero no es una tarea de trabajo y no requiere que el Conductor ingrese datos en la aplicación para actualizar su estado. Por ejemplo, esto se usa para señalar que el Conductor debe comenzar y terminar su Ruta en la oficina de la empresa.
Como se describió con las Plantillas, es necesario decidir si se usarán las opciones de Evitar Peajes, Optimizar Rutas y Usar la Aplicación del Conductor.
Asimismo, agregar enlaces de ETA y habilitar la Alerta de Desviación de Ruta son opciones disponibles.
Una vez que se hayan ingresado todas las Paradas y Puntos de Referencia junto con las opciones de ETA y Alertas, presione Guardar para enviar la Ruta a la aplicación GPST Driver.
Las Paradas Asignadas y las Plantillas se consideran Rutas una vez que se asignan y aparecerán en la pestaña de Rutas, bajo el Rastreador de Rutas. Use el filtro en la esquina superior derecha para buscar según sea necesario.
Después de realizar las asignaciones, aún se pueden realizar cambios si es necesario. Por ejemplo, si se cancela un servicio o si el orden de las paradas debe modificarse debido a una nueva prioridad.
Ubique la Ruta en la lista y pase el cursor sobre ella para mostrar el botón del menú rápido. Haga clic en él para acceder a la opción de edición.
Ahora aparecerán los campos en el lado derecho. Las Paradas se pueden eliminar o agregar. También es posible cambiar el orden de las Paradas arrastrando y soltando. Presione Guardar para conservar los cambios.
Los Conductores no necesitarán ser informados manualmente de los cambios, ya que estos aparecerán automáticamente en la aplicación y se activarán notificaciones push (si están habilitadas).
Las ediciones en las Rutas también actualizarán cualquier enlace de ETA relacionado.
El software GPS Trackit Cloud mostrará automáticamente el progreso del Conductor en la finalización de la Ruta asignada. Esto se puede ver en la pestaña Rutas, bajo el Rastreador de Rutas.
Al hacer clic en una Parada, se mostrarán más detalles sobre esa Parada. Además, al seleccionar Paradas Visitadas, se proporcionará información detallada sobre el progreso general de la Ruta.