Las facturas y la facturación desempeñan un papel fundamental para garantizar el buen funcionamiento y la rentabilidad de las empresas de servicios. Al utilizar FieldSync, estos procesos críticos se integran en la gestión general, lo que evita la necesidad de supervisar varios flujos de datos independientes. Mejore la eficiencia operativa mediante la optimización de los procesos, al tiempo que conserva la capacidad de editar y personalizar las facturas según los requisitos específicos.
El proceso de facturación comienza cuando los técnicos utilizan la aplicación móvil para marcar sus trabajos como completados. Estos trabajos completados se reflejan en la sección Facturas de la oficina administrativa, a la que se accede a través del menú de la izquierda.
La sección Resumen proporcionará una instantánea de las facturas atrasadas, vencidas, no enviadas y las facturas que necesitan trabajos.
Debajo del resumen se enumerarán las facturas mismas.
Los trabajos completados deberán tener facturas creadas y enviadas. Busque la factura en cuestión y haga clic en el enlace "Crear factura" que aparece en la columna Acción. Las opciones de búsqueda y filtro están disponibles para usarlas si es necesario para localizar la factura.
Después de presionar "Crear factura", aparecerán los detalles del trabajo junto con los elementos de la lista de precios. Hay varias personalizaciones disponibles, entre ellas: ajustes a los elementos de la lista de precios, actualización de las direcciones de servicio y/o facturación, adición de porcentajes de impuestos e ingreso de notas.
Las partidas existentes se pueden editar o eliminar según sea necesario. Además, se incluyen partidas adicionales en la factura utilizando el botón "+ Agregar elemento". Para agregar imponibles a la factura, cada partida debe tener la opción Sujeto a impuestos cambiada de "No" a "Sí". Luego, se deberá ingresar el porcentaje de impuestos.
Si el artículo de la lista de precios agregado a la factura se define como "inventario", entonces el total de Cantidad disponible se actualizará para reflejar la deducción.
Y la entrada de notas de factura se realiza mediante el botón '+ Nueva nota'.
Se puede obtener una vista previa de la factura utilizando el botón Vista previa de factura.
Una vez satisfecho con la factura presione ‘Actualizar factura’ para guardar.
Utilice el botón "Enviar" para enviar la factura al cliente. La factura incluirá el logotipo de la empresa ingresado a través del Portal de administración por el administrador de la cuenta. Si no se ha cargado un logotipo personalizado, aparecerá en su lugar el logotipo predeterminado de FieldSync.
El Cliente recibirá las facturas tanto por correo electrónico como por mensaje de texto, dependiendo de la información de contacto ingresada cuando se creó el Cliente .
Al emplear la integración de QuickBooks, después de enviar la factura, el progreso de facturación de QuickBooks asumirá el control a partir de ese momento.
Si no hay una integración con QuickBooks, el seguimiento de las facturas vencidas y pagadas debe gestionarse dentro de FieldSync. Es importante registrar rápidamente los pagos recibidos para mantener registros actualizados.
Para documentar los pagos, ubique la factura en la lista, luego haga clic en el enlace "Revisar y marcar".
Revise la factura para asegurarse de que el pago enviado sea por el monto correcto. Para registrar el pago, presione "Marcar como pagado". Cualquier detalle relacionado con el pago, como el número de cheque, se puede ingresar mediante "Nueva nota".
En el caso de que sea necesario ajustar una factura enviada, por ejemplo si un cliente disputa los cargos, esto se puede lograr antes de que la factura se marque como "Pagada".
Abra la factura y presione el botón "Actualizar factura". Esto permitirá realizar los cambios necesarios. Luego, guarde nuevamente la factura y envíela.
Las facturas se considerarán vencidas durante los primeros 14 días posteriores a su envío al cliente. Si para ese momento no se ha registrado ningún pago, la factura se considerará pendiente .