Si bien se puede acceder a los informes a pedido en cualquier momento a través de la pestaña Reportes, la programación de reportes implica que el archivo se crea y se envía automáticamente. Esta es una excelente opción para los informes que deben revisarse de manera rutinaria. No es necesario recordar acceder a un reporte, simplemente aparece como programado. Los reportes programados se configuran dentro de la sección reportes, a través de la pestaña en la parte superior marcada como "Programado".
Para configurar un reporte programado, haga clic en el signo más (+) en la esquina superior izquierda.
Aparecerá una serie de campos a la derecha. El primer paso es proporcionar un nombre único para el reporte programado. Debido a que se pueden configurar varios reportes, el nombre es necesario para diferenciar las entradas. Después de ingresar el nombre, seleccione el tipo de reporte deseado en el menú desplegable. Asegúrese de completar los filtros adicionales que aparecen y luego haga clic en Siguiente.
El segundo paso es establecer la frecuencia delrreporte. Las opciones de programación son Diaria, Semanal o Mensual. Esto incluye la posibilidad de seleccionar los días precisos e incluso la hora del día en que se generará el informe.
Dentro de Frecuencia, hay opciones disponibles no solo para seleccionar qué días de la semana incluir en el informe, sino también para establecer períodos de tiempo para cada día. Por ejemplo, un reporte podría configurarse para mostrar el kilometraje acumulado los lunes, martes y miércoles, pero solo el kilometraje acumulado entre las 7 a. m. y las 7 p. m.
Para establecer períodos de tiempo, primero seleccione los días en cuestión haciendo clic en la inicial a la izquierda.
Luego, para cada día, establezca las horas de inicio y finalización.
Para establecer los mismos horarios durante la semana, haga clic en el botón en la parte superior.
Al utilizar el botón más a la izquierda de cada día, se pueden establecer múltiples franjas horarias por día si es necesario.
El tercer paso es seleccionar las unidades o los conductores en los que se debe centrar el informe. Tanto las unidades como los conductores están organizados por etiquetas. Las selecciones se pueden realizar de forma individual, por etiquetas o por todos los elementos a la vez. Como recordatorio, para utilizar los informes de conductores se debe utilizar la función Conductor dentro de Administrar.
La sección Suscriptores permite elegir quién recibe el Reporte cuando se envía. Se pueden elegir tantos destinatarios como se necesiten. Para recibir un Informe programado, el destinatario debe figurar como Contacto dentro de la pestaña Cuenta.
Por último, elija el formato del reporte. Puede ser un enlace en el que se pueda hacer clic o un archivo adjunto. Si lo envía como archivo adjunto, los datos del reporte se enviarán por correo electrónico al destinatario. Si lo envía como un enlace en el que se pueda hacer clic, el destinatario deberá iniciar sesión para poder ver los datos. A continuación, elija entre PDF, HTML, CSV o *FTP (esta es una solución poco común, que envía los datos del reporte a sistemas de terceros).
Asegúrese de guardar las opciones. Una vez guardadas, el informe programado se enviará automáticamente según el programa seleccionado.
*Tenga en cuenta que GPS Trackit no puede proporcionar asistencia para completar la información FTP requerida.
Todos los reportes programados se pueden editar o eliminar si es necesario realizar cambios. Para editarlos, pase el mouse sobre el informe y haga clic en el botón de 3 puntos que aparece. Ahora se mostrará la opción de edición. Para eliminar un informe programado, haga clic en el cuadro a la izquierda y luego en el ícono de la papelera en la parte superior de la página.