El primer elemento que se debe abordar es Detalles. En esta sección se ingresará la información básica de la empresa, como el nombre, la dirección y el número DOT. Además, se ingresarán ciertas configuraciones de cuenta opcionales, como el uso requerido de la lista de activos del portal y si se deben forzar o no las conexiones de dispositivos ECM/activos.
Una vez que se hayan ingresado los detalles, el siguiente paso será el de las bases de operaciones. Las bases de operaciones son los patios donde se guardan los vehículos cuando no se utilizan. GPS Trackit ingresará a la primera base de operaciones utilizando la dirección de envío proporcionada para el pedido inicial. Las bases de operaciones se utilizan para determinar cuándo se aplican ciertas reglas del DOT y, por lo tanto, no pueden ser oficinas externas o apartados postales. La dirección indicada para la base de operaciones debe ser la dirección física del patio.
Una vez que se hayan ingresado los detalles y las bases de origen, se pueden agregar conductores al sistema. Los conductores no pueden acceder a la aplicación ELD hasta que se haya ingresado esta información. Cada conductor necesitará sus propias credenciales de inicio de sesión. Bajo ninguna circunstancia se pueden compartir estas credenciales, cada conductor necesita las suyas. Se requiere información de la licencia de conducir para la creación del conductor, junto con una asignación de base de origen. Nota: Las credenciales del conductor no brindarán acceso al software administrativo ELD.
4. Equipos
Ingresar a la lista de activos. Los tractores (vehículos) y los remolques se conocen colectivamente como activos . Al iniciar sesión, los conductores deben seleccionar inmediatamente el tractor que se conduce y, si corresponde, el remolque que se remolca. Por lo tanto, la lista de activos debe crearse a través del software de administración o los conductores no podrán registrar ninguna hora de servicio. La creación de activos requiere tanto los VIN como la información de la matrícula, junto con la asignación de la base de operaciones. Si se utilizan las plantillas DVIR personalizadas opcionales , estas deben crearse antes de crear la lista de activos.
Las notificaciones brindan actualizaciones en tiempo real, una piedra angular de la gestión eficaz de la flota. Los despachadores, administradores y gerentes necesitan saber qué conductores han cometido infracciones, si las inspecciones del vehículo han revelado defectos, si los conductores han presentado documentos, etc. Estas alertas por correo electrónico se activan en el momento en que el ELD registra diversos eventos. GPS Trackit recomienda encarecidamente el uso de las notificaciones del ELD para los supervisores y gerentes de flotas.
El acceso al software administrativo de ELD se deriva de las credenciales de usuario. Un elemento necesario en la creación de estas credenciales es la asignación de un rol . La asignación de roles establece los permisos de los usuarios, la cantidad de acceso que tendrá el usuario dentro del portal de software una vez que haya iniciado sesión. Los roles deben configurarse antes de la creación de las credenciales de usuario. Se puede crear una cantidad ilimitada de roles y configurarlos según sea necesario. Además, se puede asignar un rol a tantos usuarios como sea necesario.
Una vez que se han creado los roles (como se describe anteriormente), se pueden configurar las credenciales de inicio de sesión de cada usuario . GPS Trackit crea y envía por correo electrónico el primer conjunto de credenciales a la persona que creó la cuenta ELD. Esas credenciales se deben utilizar para acceder al software administrativo ELD para realizar más configuraciones y crear usuarios adicionales. Se puede crear una cantidad ilimitada de usuarios. Nota: Las credenciales de usuario no brindarán acceso a la aplicación ELD Driver.