¿Qué son las alertas de mantenimiento del conductor?
Las alertas de mantenimiento del conductor son notificaciones y recordatorios que se refieren a los conductores, no a los vehículos. En lugar de recibir mensajes sobre cambios de aceite o rotaciones de neumáticos, estas alertas se referirán a cuestiones como renovaciones de licencias de conducir o revisiones anuales de rendimiento.
Nota: Las alertas de mantenimiento del controlador requieren el uso de la herramienta de conductor, disponible en la pestaña Administrar.
¿Por qué son valiosas las alertas de mantenimiento del conductor?
Garantizar que se satisfagan las necesidades de los conductores es tan importante como las relacionadas con el mantenimiento del vehículo. Las licencias de conducir, los exámenes físicos del DOT, las horas de educación continua, las licencias profesionales, etc. son fundamentales para el éxito de las operaciones comerciales. Configurar recordatorios automáticos ayuda a garantizar que ninguno de estos requisitos quede sin cumplir.
¿Cómo se crean las alertas de mantenimiento del conductor?
El primer paso es crear tareas, que luego se asignan a los conductores. Las tareas se crean a través del icono del portapapeles en la esquina superior izquierda.
La lista de tareas aparecerá en el lado derecho de la página. No hay límite para la cantidad de tareas que se pueden crear. Para crear una tarea, haga clic en el botón azul Nueva tarea en la parte inferior de la página.
Dale un nombre único a la tarea. Este se colocará en el campo Etiqueta de la tarea. Debajo, completa el costo estimado. Si no realizas un seguimiento de los costos estimados, ingresa un 0.
Las tareas del conductor se repiten por hora, por día o por mes. Seleccione una de estas opciones en el campo Repetir. Y, si es necesario, se pueden introducir notas y archivos adjuntos para la tarea. Haga clic en Agregar para guardar la tarea.
Para editar una tarea, simplemente haz clic en ella. Para eliminarla, haz clic en el icono de la papelera.
Después de crear las tareas, el siguiente paso es asociarlas a los conductores correspondientes. Una tarea se puede asignar a varios conductores. Para asociar una tarea a un conductor, pase el cursor sobre el nombre del conductor y haga clic en el icono de lápiz gris que aparece.
En el lado derecho de la página, aparecerán las tareas programadas para este conductor. Para agregar una tarea, haga clic en el botón azul Agregar nuevo en la parte inferior de la página.
En primer lugar, seleccione la tarea deseada en el menú desplegable. En este ejemplo, se utiliza la renovación de la licencia de conducir. A continuación, personalice el costo estimado de la tarea. Si no planea realizar un seguimiento de los costos estimados, complete con un 0. Los campos Frecuencia y Unidad de tiempo establecerán la frecuencia con la que se debe realizar la tarea. En este ejemplo, cada 12 meses.
Después de proporcionar una frecuencia y una unidad de tiempo, el campo Fecha de vencimiento se completa automáticamente. Esto se hará de manera predeterminada con el período de tiempo exacto. Por ejemplo, si la frecuencia es todos los años, la fecha que se verá será exactamente un año a partir de hoy. Sin embargo, esta fecha se puede ajustar según sea necesario.
A continuación, ingrese los parámetros para la alerta. El campo Recordatorio sirve para determinar cuándo debe enviarse el recordatorio sobre la tarea. El campo Atrasado en sirve para determinar cuándo se considerará vencida la tarea si no se marca como completada.
Cuando se activan, las alertas se envían a los suscriptores seleccionados en el siguiente campo. Aquí se enumeran todos los contactos creados previamente en la pestaña Cuenta. Cada contacto puede recibir potencialmente tres alertas: un recordatorio de que la tarea está por realizarse, un aviso de que la tarea ya venció y, si es necesario, un recordatorio de que la tarea ya venció.
Sube los archivos adjuntos y haz las anotaciones necesarias. Pulsa Programar para guardar.
Para marcar una tarea como completada, haga clic en el nombre del conductor. Esto mostrará la lista de tareas actualmente asignadas y su estado: programadas, Proximas a vencer, vencidas y Atrasado. Vaya a la tarea en cuestión y pase el mouse sobre ella. Esto hará que aparezca un botón con tres puntos. Desde aquí, la tarea se puede editar, eliminar o completar.
En el lado derecho de la página, complete el costo real de la tarea. Si no se incluyen los costos de seguimiento, complete 0. A continuación, proporcione la fecha en que se completó la tarea y luego cargue los archivos adjuntos y tome notas.
La casilla Reprogramar tarea estará seleccionada de forma predeterminada. Esto calculará automáticamente la próxima fecha de vencimiento de la tarea. Esta fecha se puede ajustar según sea necesario. Presione Completar y reprogramar.
Al buscar un conductor, al hacer clic en la marca de verificación se mostrarán las tareas completadas para ese conductor. Todos los datos se pueden descargar como archivo PDF o CSV.