¿Qué es el mantenimiento?
La sección Mantenimiento permite a los usuarios crear recordatorios sobre el mantenimiento preventivo del vehículo. Por ejemplo, cuando se acerca el momento de realizar un cambio de aceite o de renovar la matrícula. Los recordatorios se enviarán cuando se acerque el servicio, cuando esté pendiente y, si es necesario, si el servicio está vencido. Para acceder a la función Mantenimiento, haga clic en la pestaña Mantenimiento en el menú de la izquierda.
¿Por qué es importante el mantenimiento?
Los vehículos bien mantenidos son la columna vertebral de una gestión eficaz de la flota. El mantenimiento regular aumenta la eficiencia del combustible (y reduce los costos de combustible) y ayuda a evitar reparaciones costosas y tiempo fuera de circulación para los vehículos de la empresa.
El uso eficaz de la función de Mantenimiento requerirá cierta información y configuración, lo que garantiza que cada usuario pueda personalizar su uso para satisfacer sus necesidades específicas.
Considere los artículos de servicio
El primer paso es opcional. El mantenimiento funciona creando y asignando servicios a los vehículos. Cuando vencen los servicios, se activan alertas para informar a las personas pertinentes de que es necesario realizar un trabajo. Dentro de cada servicio hay un elemento opcional llamado elemento de servicio . Si se van a utilizar elementos de servicio, deberán crearse antes de la creación de los servicios.
Los elementos de servicio representan elementos de acción dentro de un servicio general. Por ejemplo: se crea un servicio para garantizar que se realice un cambio de aceite a tiempo. Sin embargo, la empresa que crea el cambio de aceite siempre utiliza este tiempo de inactividad para inspeccionar/reemplazar el filtro de aire, verificar/recargar el líquido limpiaparabrisas, reemplazar las escobillas del limpiaparabrisas y revisar el estado de los neumáticos. En lugar de crear cinco servicios separados para cubrir cada elemento, los elementos de acción adicionales se ingresan como elementos de servicio y se adjuntan al servicio general de cambio de aceite.
Cuando se realiza mantenimiento en el vehículo, estos elementos de servicio se pueden imprimir para proporcionar una lista de verificación para quien realiza el trabajo.
Los elementos de servicio también se pueden utilizar para registrar las piezas (neumáticos, escobillas de limpiaparabrisas, filtros, mangueras, etc.) que se utilizan en el vehículo a medida que se realiza el mantenimiento. En este escenario, los elementos de servicio se registrarán cuando el trabajo se marque como "completado" en lugar de cuando esté programado.
Los elementos de servicio son ilimitados y completamente opcionales. Siéntete libre de usarlos o no según lo necesites.
Para crear un elemento de servicio, haga clic en el icono del portapapeles en la esquina superior izquierda.
Haga clic en el botón azul Nuevo en la esquina inferior derecha de la página, escriba el elemento y guárdelo. Estos elementos de servicio se pueden editar y eliminar según sea necesario.
Construir los servicios
El mantenimiento funciona mediante la creación de Servicios individuales. Estos Servicios representan las tareas necesarias, como cambios de aceite, rotación de neumáticos, renovación de matrícula, etc. Una vez creados, los Servicios se vinculan a los vehículos correspondientes. Se pueden crear tantos Servicios como se necesiten, según las necesidades de la flota. Cada entrada debe ser única. Haga clic en el botón + en la esquina superior izquierda.
Cada servicio necesitará un nombre único. Este nombre se incluye en el campo Nombre del servicio. El costo estimado del servicio es opcional. Si no hay un costo estimado, complete con un 0.
El intervalo entre los servicios se puede configurar en millas, días u horas del motor. Se puede configurar más de un intervalo a la vez. Por ejemplo, el intervalo de servicio podría ser de 3000 millas recorridas O 90 días, lo que se alcance primero. Haga clic en el menú desplegable Tipo de intervalo para elegir un tipo de intervalo.
Primero, elija un intervalo para el servicio. Por ejemplo, cada 3000 millas. A continuación, configure el recordatorio de que se realizará el servicio próximamente. Configuremos ese recordatorio para las 2500 millas. Por último, defina cuándo se considerará que el servicio se atrasó, por ejemplo, 3500 millas. Haga clic en Agregar nuevo intervalo para guardar. Para agregar otro intervalo al servicio, haga clic en Tipo de intervalo nuevamente y repita los pasos anteriores.
Cuando se activan, las alertas se envían a los suscriptores seleccionados en el siguiente campo. Haga clic en Suscriptores para abrirlas. Aquí se enumeran todos los contactos creados previamente en la pestaña Cuenta. Cada contacto puede recibir potencialmente tres alertas: un recordatorio de que el servicio está próximo a comenzar, un vencido de que el servicio está pendiente y, si es necesario, un atrasado de que el servicio está vencido.
Si se desea, se pueden cargar archivos adjuntos como recibos o facturas al Servicio utilizando el campo Archivos adjuntos.
A continuación, se incluye el anexo con los elementos de servicio opcionales que se analizaron anteriormente. Elija tantos elementos de servicio como necesite. Una vez elegidos, aparecerán campos adicionales en los que se puede desglosar el costo del elemento de servicio por piezas y mano de obra. El software GPS Trackit calculará automáticamente los costos. Una vez realizado el trabajo, estos costos se pueden editar si es necesario ajustar las estimaciones iniciales.
Se pueden agregar notas e instrucciones adicionales en el campo Notas. Haga clic en Agregar para guardar.
Una vez creados los Servicios, se pueden editar o eliminar siempre que sea necesario realizar cambios. Para ello, pase el ratón sobre el Servicio para verlo y haga clic en el botón de 3 puntos.
Añadir Servicios
Después de crear los Servicios y los Elementos de Servicio, vaya a Vehículos. Ahora, los Servicios deben estar asociados a las unidades correspondientes. La lista de vehículos mostrará los elementos que están Programados, lo que significa que el Servicio se ha asociado pero no requiere ninguna acción en este momento, Vencimiento Próximo, lo que significa que el Servicio está por realizarse, Vencimiento, lo que significa que debe realizarse ahora y Vencido, lo que significa que el servicio está retrasado.
En el lado derecho se encuentra el filtro, al que se accede a través de la flecha que se encuentra en la parte superior de la página. Este permite filtrar por etiqueta y estado de mantenimiento, además de buscar vehículos y servicios específicos.
Utilice el botón de 3 puntos para programar servicios para el vehículo. Este botón también brindará acceso a los servicios programados previamente y, si la unidad se conecta al puerto de diagnóstico del vehículo, al historial de diagnóstico.
Seleccione el servicio deseado y luego la última fecha conocida en que se realizó. El campo de hora es obligatorio, pero está bien si se aproxima.
Los campos Odómetro y Horas del motor se refieren al odómetro y las horas del motor más conocidos en el momento en que se realizó el último servicio de este tipo. Esta información es necesaria para garantizar que las alertas se activen en el intervalo correcto. Si no se están registrando las horas del motor, ingrese un 1 en este campo.
Los suscriptores verán los destinatarios seleccionados para recibir las alertas de este servicio. Si es necesario realizar ajustes en las alertas de este vehículo específico, dichos cambios se pueden realizar aquí. Realice las anotaciones necesarias en el campo Notas. Presione Programar para guardar el servicio.
¿Cuándo se debe realizar el mantenimiento?
Una vez que se han adjuntado los servicios, sus estados se pueden ver fácilmente en la sección Vehículos. Esta es la columna "Próximo servicio".
A medida que los Servicios alcanzan las etapas Próximos, Vencidos y Vencidos, las alertas correspondientes se activarán automáticamente y se enviarán a los Suscriptores enumerados en el Servicio.
La opción de exportación en la esquina superior izquierda se puede utilizar para acceder a una lista de los próximos servicios. Esta lista se puede ordenar tanto por la fecha de vencimiento de los servicios como por el tipo de intervalo en el que se basan (días, millas, horas del motor). Esta lista se puede exportar y/o imprimir fácilmente según sea necesario.
Si se utilizan los elementos de servicio opcionales, se puede imprimir una lista de ellos para distribuirla a quien vaya a realizar el trabajo. Esta es una excelente opción cuando se utilizan los elementos de servicio como elementos de acción dentro de un servicio. Para ello, haga clic en Exportar descripción general de la tarea.
El mantenimiento está completo: ¿ahora qué?
A medida que se completan los servicios, será necesario actualizar el software no solo para reflejar que el trabajo está completo, sino también para restablecer el recordatorio para la próxima vez. El primer paso es ubicar la unidad en cuestión en la lista de vehículos. Pase el mouse para que aparezca un botón de menú rápido de 3 puntos, haga clic en el menú rápido y seleccione Mantenimiento completo.
Aparecerá un cajón en el lado derecho de la pantalla. Si la unidad tiene varios servicios asociados, aparecerá una lista de la que se puede hacer una selección. Si solo hay un servicio asociado, ese servicio se abrirá automáticamente para completarlo.
Si es necesario, seleccione el Servicio en cuestión de la lista.
En el primer campo, complete la fecha en que se realizó el servicio. A continuación, complete la lectura del odómetro y las horas del motor en el momento del servicio. Si no se registran las horas del motor, complete con un "1".
A continuación, se abordan los elementos del servicio. Si alguno se ha adjuntado previamente, se pueden ajustar los costos totales si es necesario. Los elementos del servicio que no se hayan abordado también se pueden eliminar si no se completaron durante el servicio.
También se pueden adjuntar elementos de servicio adicionales en este momento para reflejar cualquier trabajo adicional que se haya realizado o piezas que se hayan utilizado.
Debajo del campo Costo total hay una casilla de verificación llamada Reprogramar próximo mantenimiento. Si el servicio que se está realizando es algo recurrente (como un cambio de aceite), marque esta casilla para volver a configurar el recordatorio para la próxima vez que sea necesario. El software analizará los parámetros del servicio, cuándo se realizó por última vez y calculará automáticamente la próxima fecha de vencimiento/odómetro/horas del motor para el próximo servicio.
Si es necesario, tome notas y cargue los archivos adjuntos que necesite. Asegúrese de guardar.
Como acceso directo, el servicio más pendiente/atrasado se puede marcar como 'completo' haciendo clic directamente desde la lista de vehículos en el ícono de píldora que se ve en la columna Próximo servicio.
Una vez hecho clic, aparecerá el cajón a la derecha permitiendo que se abra por defecto el Servicio que se encuentra más vencido o atrasado. Para marcar como completado, siga los pasos indicados anteriormente.
Localizar historial de mantenimiento
A medida que se realizan los trabajos de mantenimiento y se registran en el software GPS Trackit, se va creando un historial electrónico al que se puede acceder y exportar en cualquier momento.
Desde la sección Vehículos, seleccione la unidad en cuestión.
Utilice el botón Programado para ver los próximos servicios (esta es la vista predeterminada).
El botón Completado muestra los servicios finalizados que ahora componen el historial de mantenimiento del vehículo.
Ambos elementos se pueden exportar a la vez a través del icono en la esquina superior izquierda.